GURATAN DOA DAN KERJA KISYANI

 

 

 

 

 

 

GURATAN DOA DAN KERJA KEPALA UPBJJ-UT SURABAYA

MEI 2004–DESEMBER 2010

 

 

 

 

Dengan hati kami menulis

dengan rasa dan karsa kami bicara

dengan khidmat pikir kami bekerja serta berkarya

dan dengan raga merunduk kami berdoa:

Semoga Allah SWT melapangkan dada

memudahkan semua urusan

membersihkan hati dan pikir

menaburkan kejujuran, kecerdasan, ketangguhan, dan kepedulian

sehingga UPBJJ-UT Surabaya dapat meretas jalan

menjadi unggulan yang dapat dibanggakan

dan dapat dipertanggungjawabkan,

amin.

PENDAHULUAN

Unit Program Belajar Jarak Jauh Universitas Terbuka (UPBJJ-UT) Surabaya adalah salah satu dari tiga UPBJJ-UT di Provinsi Jawa Timur, selain UPBJJ-UT Malang dan Jember. UPBJJ-UT Surabaya didirikan pada tahun 1984 bersamaan dengan pendirian UT berdasarkan mandat dari Prof. Dr. Setijadi, M.A (waktu itu sebagai Ketua Komisi Persiapan Pendirian UT) kepada Prof. dr. Soedarso Djojonegoro, Rektor Unair pada saat itu.

Kepala UPBJJ-UT Surabaya pertama dijabat oleh Drs. Ec. H. R. Ismailnoerawan (1984—1994) dan dilanjutkan oleh Drs. Ec. H. Karjadi Mintaroem, M.S. (1994—2000). Kepala UPBJJ-UT Surabaya yang ketiga adalah Prof. Dr. H. Supari Muslim, M.Pd (2000—2004).  Adapun kepala UPBJJ-UT Surabaya keempat adalah  Dr. Kisyani-Laksono, M.Hum. yang dilantik oleh Rektor ke-4 UT, Prof. Dr. M. Atwi Suparman, M.Sc. pada tanggal 28 Mei 2004 di gedung pusat Universitas Negeri Surabaya  (Unesa).  Kisyani menjabat sebagai kepala UPBJJ-UT Surabaya  sampai bulan Desember 2010. Gelar guru besar disandangnya pada saat menjabat sebagai kepala UPBJJ-UT Surabaya periode kedua yakni pada tahun 2007.  Kisyani mengakhiri masa jabatannya setelah mengemban amanah sebagai pembantu rektor I (PR I) Unesa.

Pada dasarnya  guratan  ini merupakan bentuk pertanggungjawaban kepemimpinan Kisyani sebagai kepala UPBJJ-UT Surabaya ke-4  kepada Rektor UT (Prof. Ir. Tian Belawati, M.Ed., Ph.D) . Melalui laporan ini diharapkan Rektor UT dapat memperoleh informasi mengenai kinerjanya sebagai kepala UPBJJ-UT Surabaya dengan visi, misi, dan tujuan yang telah ditetapkan. Di samping itu, diharapkan pula buku  ini menjadi bagian kegiatan rutin UPBJJ-UT Surabaya sebagai bahan refleksi dan mawas diri  sehingga manajemen organisasi dapat berjalan secara terarah dan mampu menjamin tercapainya kinerja organisasi yang efektif dan efisien dalam iklim akademis yang sehat.

VISI, MISI, DAN TUJUAN UPBJJ-UT SURABAYA

Sebagai upaya menciptakan lulusan dan organisasi yang kompetitif, manajemen UPBJJ-UT Surabaya merumuskan visi dan misi sebagai berikut.

Visi

Menjadi salah satu unit penyelenggara PTTJJ unggulan di antara institusi Perguruan Tinggi Terbuka dan Jarak Jauh (PTTJJ) di Indonesia dalam rangka mewujudkan visi Universitas Terbuka sebagai salah satu institusi PTTJJ unggulan di antara institusi PTTJJ di Asia 2010 dan di dunia 2020.

Misi

1. Memperluas kesempatan belajar bagi masyarakat pada jenjang pendidikan tinggi yang berkualitas.

2. Meningkatkan efektifitas pembelajaran melalui layanan bantuan belajar.

3. Memastikan kompetensi lulusan melalui evaluasi proses dan hasil belajar yang akura.

4. Meningkatkan kemitraan dengan masyarakat guna mewujudkan masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based society).

5. Menyebarluaskan berbagi informasi tentang PTTJJ.

Visi dan misi UPBJJ-UT tersebut terintegrasi dan mendukung pencapaian visi dan misi UT. Visi dan misi UPBJJ-UT dikembangkan berdasarkan hasil analisis akademik terhadap konteks internal dan eksternal UPBJJ-UT sebagai jaringan internal UT dan melibatkan berbagai pemangku kepentingan—internal dan eksternal—yang dikoordinasikan melalui forum Rapat koordinasi nasional (Rakornas) UT yang diadakan setiap tahun di UT-Pusat serta Rapat koordinasi daerah (Rakorda) dengan para pengurus kelompok belajar (pokjar) di daerah, mahasiswa, alumni, dan pemangku kepentingan.

Visi yang berbunyi ”menjadi salah satu unit penyelenggara PTTJJ unggulan diantara institusi PTTJJ di Indonesia” dapat dimaknai bahwa UPBJJ-UT Surabaya merupakan jaringan internal UT di daerah yang mengembangkan fungsi-fungsi institusional untuk mewujudkan tiga keunggulan UT, yakni: (1) unggul dalam penyelenggaraan fungsi organisasi, (2) penelitian dan pengembangan, dan (3) penyebaran informasi PTTJJ. Ketiga keunggulan tersebut secara utuh diwahanai dan diwujudkan melalui kelima misi UPBJJ-UT Surabaya, yang sesungguhnya pula terintegrasi di dalam perwujudan tiga program utama UT, yakni: (1) pemantapan dan pengembangan penyelenggaraan PTTJJ, (2) peningkatan penelitian dan pengembangan PTTJJ,  dan (3) peningkatan penyebaran informasi tentang PTTJJ.

Dari sisi eksternal, visi dan misi UPBJJ-UT Surabaya dikembangkan sejalan dengan hasil analisis terhadap kecenderungan baru dalam pengembangan jaringan-jaringan internal pada institusi-institusi PTJJ di dunia, yakni pengembangan pusat-pusat unggulan pada tingkat regional centre. Dalam konteks ini, maka secara akademik, makna visi ”menjadi salah satu unit penyelenggara PJJ unggulan diantara institusi PJJ di Indonesia” adalah bahwa UPBJJ-UT Surabaya sebagai jaringan internal UT di daerah berupaya mewujudkan diri sebagai the excellence regional centre berbasis pada budaya kualitas (culture of quality).

Tujuan

1.       Secara berkesinambungan meningkatkan efektivitas sistem manajemen kualitas UT demi meningkatkan layanan registrasi, distribusi bahan ajar, bantuan belajar, evaluasi hasil belajar, administrasi kelulusan dan sertifikasi.

2.       Mengembangkan kemitraan yang saling menguntungkan dengan pihak lain yang seluas-luasnya termasuk dengan pihak swasta dalam penyediaan layanan pendidikan dengan asas kesetaraan dan keadilan guna meningkatkan jangkauan dan angka partisipasi mahasiswa.

3.       Memanfaatan segala sumber daya yang tersedia secara terintegrasi, efisien dan dapat dipertanggungjawabkan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan secara efektif.

4.       Mengembangkan SDM UPBJJ-UT Surabaya yang mampu melakukan tugas sebagai pegawai akademik dan pengelola program serta tenaga administrasi yang mampu berperan secara optimal.

MEI 2004–DESEMBER 2010:

ENAM TAHUN TUJUH BULAN

Kepemimpinan Kisyani di UPBJJ-UT Surabaya berlangsung selama enam tahun tujuh bulan (Mei 2004—Desember 2010). Selama rentang waktu itu, beberapa guratan doa dan kerja telah dilakukannya. Berikut ini adalah berbagai hal terkait dengan rentang waktu yang dijalaninya di UPBJJ-UT Surabaya.

SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) DAN WILAYAH

Dari sisi sumber daya manusia (SDM), pada tahun 2004, jumlah pegawai di UPBJJ-UT Surabaya ada 55 orang. Sejak tahun 2004—2010 ada tiga dosen purna tugas, satu pegawai purna tugas, dan satu karyawan meninggal dunia. Selain itu ada juga satu dosen baru, satu dosen pindahan dari UT Pusat; tiga karyawam baru. Saat ini, jumlah pegawai secara keseluruhan di UPBJJ-UT Surabaya adalah 58 (termasuk kepala UPBJJ dan tiga sopir). Selain itu ada juga dua petugas kebersihan, satu petugas taman, satu petugas parkir, dan tiga satpam yang menjaga kantor secara bergantian.

Pada tahun 2004 belum semua dosen UPBJJ-UT Surabaya berpendidikan S-2, namun hingga akhir tahun 2010, jumlah dosen yang belum berpendidikan S-2 hanya 2 orang, berpendidikan S-2 sebanyak 25 orang, berpendidikan S-3 sebanyak 3 orang, dan satu orang sedang menempuh pendidikan S-2. Keadaan jabatan fungsional tenaga dosen di UPBJJ-UT Surabaya mayoritas lektor sebanyak 20 orang (60,60%), Asisten Ahli sebanyak 7 orang (21,22%), dan sebanyak 6 orang (18,18%) Lektor Kepala. Di akhir masa jabatannya, tiga orang dosen UPBJJ-UT Surabaya memperoleh Sertifikasi Dosen atas nama Dr. Suparti, M.Pd, Dr. Tri Dyah Prastiti, M.Pd, dan Drs. M. Hariyanto, M.Pd. Sementara itu, tingkat pendidikan karyawan UPBJJ-UT Surabaya dianggap cukup baik, hal ini dapat diamati dari tingkat pendidikan pegawai administratif rata-rata adalah lulusan sarjana (S-1), yaitu sebanyak 14 orang,  pendidikan S-2 sebanyak 1 orang, dan lulusan SLTA  9 orang.

Dibandingkan dengan UPBJJ-UT lain yang ada di Jawa Timur, UPBJJ-UT Surabaya dapat dikatakan sebagai satu-satunya UPBJJ-UT yang memiliki wilayah kerja yang terdiri atas daerah daratan dan daerah kepulauan. Wilayah jangkauannya meliputi 15 Kabupaten dan 3 Kota di Provinsi Jawa Timur, yakni: (1) Kota Surabaya, (2) Kabupaten Sidoarjo, (3) Kabupaten Gresik (termasuk pulau Bawean), (4) Kabupaten Tuban, (5) Kabupaten Lamongan, (6) Kabupaten Bojonegoro, (7) Kabupaten Mojokerto, (8) Kota Mojokerto, (9) Kabupaten Jombang, (10) Kabupaten Ngawi, (11) Kabupaten Madiun, (12) Kota Madiun, (13) Kabupaten Magetan, (14) Kabupaten Ponorogo, (15) Kabupaten Bangkalan, (16) Kabupaten Sampang, (17) Kabupaten Pamekasan, dan (18) Kabupaten Sumenep (termasuk Pulau Kangean, Sapudi, dan Sapeken).

Peta wilayah UPBJJ

SEKILAS AGENDA KEGIATAN

Pada tahun 2004, kantor UPBJJ-UT Surabaya berada di dalam kampus C Unair. Saat itu kondisi  kantor UPBJJ-UT Surabaya relatif kecil  dan sempit, apalagi jika modul mulai berdatangan. Kondisi itu mencuatkan doa dan gagasan untuk mengajukan perluasan gedung  (pembangunan tahap II). Persetujuan  Rektor UT saat itu, Prof. Dr. Atwi Suparman, M.Sc.  mengenai pembangunan tahap II disambut dengan binar kegembiraan yang menambah semangat kerja para pegawai UPBJJ-UT Surabaya. Pada saat pembangunan dilaksanakan tahun 2005,  untuk sementara kantor UPBJJ-UT Surabaya diizinkan oleh Rektor Unair–Prof. Dr. Med Puruhito,dr. Sp B.—untuk menempati gedung perpustakaan Unair bagian belakang yang berjarak sekitar 100 meter dari kantor UPBJJ-UT Surabaya.

Mulai tahun 2004—2010, acara  halal bihalal dan Idul Qurban selalu diselenggarakan.  Doa sesuai dengan agama yang dianut  selalu dikumandangkan saat akan memulai suatu kegiatan, baik kegiatan rutin maupun yang tidak rutin, seperti masuk kantor baru, awal pertemuan, berdoa bersama saat menengok teman/keluarga yang sakit, berdoa bersama saat ada keluarga/teman yang meninggal dunia, berdoa bersama saat akan bepergian bersama, berdoa bersama saat ada teman atau keluarga yang akan menunaikan ibadah haji, berdoa bersama saat akan menggunakan mobil kantor yang baru, dll. Kebersamaan dalam berbagai hal selalu dijaga.

Pada  tahun 2005,  kepala UPBJJ-UT Surabaya mendapat kehormatan diundang oleh Rektor ITS saat itu—Prof. Dr. Ir. Muhammad Nuh, DEA—dalam forum pertemuan  pimpinan perguruan tinggi negeri se-Jatim. Forum ini merupakan forum yang sangat baik dalam penjalinan kemitraan dan kerja sama.

Awal tahun 2006, sesuai dengan kebijakan  Rektor UT semua dosen UPBJJ-UT berkantor di kantor UPBJJ, Oleh sebab itu, kantor daerah di wilayah UPBJJ-UT Surabaya yang semula berada di Pamekasan, Jombang, dan Madiun ditutup. Dosen-dosen di wilayah itu berkantor di kantor UPBJJ-UT Surabaya mulai awal Januari 2006. Sosialisasi  untuk membangkitkan kesadaran dosen supaya berkantor di UPBJJ-UT Surabaya perlu waktu cukup lama, sekitar satu tahun.

Pada periode pertama kepemimpinan, legalitas dalam  penggunaan tanah UPBJJ-UT Surabaya berupa sertifikat serta balik namanya dari Universitas Airlangga ke Universitas Terbuka dan sebaliknya (tukar guling) telah berhasil diselesaikan.  Sertifikat (Tanda Bukti Hak) Nomor: 12.01.22.05.4.00024, yang diterbitkan oleh Badan Pertanahan Nasional Kotamadya Surabaya untuk UPBJJ-UT Surabaya yang beralamat di Kampus C Unair, Mulyorejo Surabaya 60115, dengan luas tanah 1.890 m2 (42m x 45m) berhasil didapatkan.

Di samping itu, pembangunan gedung tahap II UPBJJ-UT Surabaya telah dapat direalisasikan dan peresmiannya dilakukan oleh Rektor UT, Prof. Dr. Atwi Suparman,  M.Sc. pada Senin, 29 Mei 2006 dengan disaksikan oleh  tiga rektor (Rektor Unesa, Prof. Dr., Haris Supratno;  Rektor ITS, Prof. Dr. Ir. Muhammad Nuh, DEA;  Rektor Unair, Prof. Dr. Med Puruhito,dr. Sp B )  dan kepala dinas pendidikan Jawa Timur  (Dr. Rasiyo).  Sejak itu, ruang yang cukup lega untuk para pegawai pun mulai dapat dinikmati.  Kebutuhan para pegawai  untuk  “satu pegawai, satu meja, satu komputer” dapat terpenuhi.

Pada tahun 2007, keinginan untuk terus berkembang dengan membuat web mulai diwacanakan. Oleh sebab itu, meluncurlah web UPBJJ-UT Surabaya dengan alamat “ut-surabaya.net” dengan e-mail info@ut-surabaya.net atau ut-surabaya@upbjj-ut.ac.id. . Peluncuran web ini diimbangi dengan perbaikan infrastruktur sehingga setiap komputer pun terhubung dengan internet. Penyedianan sarana dan penggunaan mail-listupbjj-ut-surabaya@googlegroups.com” membuat pegawai yang belum dapat menggunakan komputer dan berinternet terpacu untuk mempelajarinya.  Selain sarana mail list, digunakan juga sms berantai untuk beberapa berita penting  yang  bersifat segera harus diketahui oleh semua pegawai. Di akhir tahun 2010, web UPBJJ-UT Surabaya akan migrasi ke subdomain UT dengan alamat “ut. ac.id” (saat ini proses migrasi sedang berlangsung).

Pada tahun 2008, ada kebijakan baru bahwa pegawai akademik di UPBJJ-UT Surabaya menjadi  manajer tutorial tatap muka sehingga mereka tidak  bertindak sebagai  tutor. Hal itu juga memerlukan sosialisasi yang cukup lama sampai akhirnya hal itu pun dapat diterima. Kebijakan itu diimbangi juga dengan kesempatan para pegawai akademik menjadi tutor tuton.

Tanggal 16 Juni 2009, Prof. Ir. Tian Belawati, M. Ed., Ph.D. dilantik sebagai sebagai Rektor Universitas Terbuka menggantikan Prof. Dr. M. Atwi Suparman, M.Sc. yang sudah dua kali menjabat.  Pada tahun yang sama, di UPBJJ-UT Surabaya diagendakan pembangunan ruang untuk  koreksi dan/atau tutorial karena kebutuhan untuk ruang koreksi yang hanya satu ruang di ruang pertemuan dirasa kurang. Oleh sebab itu, diajukan pembangunan ruang lantai II di bagian belakang, ruang server, perombakan ruang kerja dengan furniture baru, dan penggantian lantai karena lantai sering bermasalah.  Saat penggantian lantai, sebagian besar pegawai pindah ke lantai atas yang sudah jadi, kemudian berpindah lagi ke lantai bawah setelah semuanya siap. Saat ini, ruang koreksi pun dianggap lebih memadai.

Tahun 2010, UPBJJ-UT Surabaya menyelenggarakan pembelajaran lewat sarana video conference atau multicast yang disiarkan dari SMKN I Surabaya dan ditangkap di Poltek Madiun,  Jember, dan Singaraja.  Hal ini terselenggara atas kerja sama UT dengan Seamolec dalam program studi S-1 Matematika bidang minat sistem komputer (mahasiswa berasal dari lulusan D3 TKJ).

Dalam hal penelitian, sesuai dengan kemampuan dana UPBJJ-UT, penelitian di UPBJJ-UT Surabaya  dirintis pada tahun 2008 dengan memberikan dana untuk empat penelitian, yaitu untuk penelitian daya saing lulusan UT; kualitas tutorial; kualitas layanan pengujian; kualitas layanan promosi dan sosialisasi. Untuk tahun 2009, jumlah penelitian yang didanai oleh UPBJJ-UT sebanyak 12 buah, terdiri atas 6 penelitian kualitas dan layanan untuk pelanggan (sesuai SK Rektor nomor 111/H.31.37/U2/2009); 4 Penelitian Tindakan Kelas (PTK) yang diperuntukkan bagi staf akademik UPBJJ-UT bekerja sama dengan para tutor/supervisor dan/atau mahasiswa; 4 penelitian kelembagaan; dan 1 penelitian umum. Dana penelitian juga diberikan untruk penelitian di UPBJJ-UT Surabaya tahun 2010. Untuk keperluan penelitian dengan dana UPBJJ-UT tersebut, Tim UPBJJ-UT telah mengembangkan pedoman pengelolaan penelitian dengan mengacu kepada pedoman penelitian dari UT Pusat.

Dalam bidang abdimas, UPBJJ-UT juga memicu dan memacu staf akademik untuk melakukan pengabdian kepada masyarakat. Berbagai bentuk kegiatan abdimas yang telah dilakukan antara lain: Pemberantasan Buta Aksara; Penugasan staf akademik UPBJJ-UT dalam kegiatan Penilai Pemilihan Guru Ideal tingkat Kab-Kota; pengembangan bahan/materi pelatihan pada calon Tim Penilai Angka Kredit Jabatan Fungsional Guru dan Pengawas Sekolah Golongan IV/a ke IV/b Dinas Pendidikan Prov. Jatim; Tim Penilai Angka Kredit Guru/Pengawas Gol IV/b tingkat Prov. Jawa Timur; Tim Penilai Lomba Penelitian Ilmiah Remaja (LPIR) Kab-Kota; bakti sosial.

Selain penelitian dan abdimas, UPBJJ-UT Surabaya juga telah menerbitkan tiga buah buku. Yang pertama adalah “UPBJJ-UT Surabaya: Meretas Sejarah Menuju Masa Depan Cerah” tahun 2006;  Sejarah UPBJJ-UT Surabaya, tahun 2007; Panduan Pembekalan Tutor, 2008, Panduan OSMB, tahun 2008; “Mutiara Rasa dari Surabaya: Persembahan untuk Prof. Dr. Atwi Suparman, M.Sc.” tahun 2009. Selain itu, UPBJJ-UT Surabaya  juga pernah menerbitkan Jurnal “Pendidikan Dasar”  yang sempat diterbitkan  tiga  volume, sayangnya jurnal ini kemudian tidak dapat dilanjutkan karena naungan UPBJJ tidak cukup kuat untuk penghitungan kredit poin. Selain buku, ada juga beberapa puisi yang ditulis untuk UT, di antaranya, “Usia Perakku”  yang dibacakan saat Dies Natalis ke-25 UT  dan “Untuk Ibu Tian Belawati” yang diserahkan saat serah terima jabatan Rektor UT tahun 2009.

Selanjutnya, saat pertama kali menerima mahasiswa pada tahun 1984, ada 4.900 orang mahasiswa yang registrasi.  Selanjutnya, dalam enam tahun terakhir ini pengembangan jumlah mahasiswa di UPBJJ-UT Surabaya adalah sebagai berikut.

Masa Registrasi Jumlah Mahasiswa Registrasi (Pendas dan Nonpendas)
2004.1 6.921
2004.2 6.972
2005.1 7.972
2005.2 10.330
2006.1 10.447
2006.2 11.159
2007.1 17.436
2007.2 20.383
2008.1 21.209
2008.2 24.583
2009.1 24.960
2009.2 22.223
2010.1 22.434
2010.2 21.326

Sebagian besar mahasiswa UPBJJ-UT Surabaya adalah mahasiswa pendidikan dasar (pendas), yaitu guru PGSD dan/atau PGPAUD. Penurunan jumlah mahasiswa pada masa  2009.2 dst disebabkan semakin ketatnya persyaratan masuk UT. Selain itu, jumlah guru yang sudah lulus S-1 juga semakin banyak. Selain mahasiswa registrasi, UPBJJ-UT Surabaya juga mempunyai data mahasiswa aktif (mahasiswa registrasi + mahasiswa yang statusnya masih ada, tapi tidak registrasi). Menurut  data BAAPM, 21 April 2010, jumlah mahasiswa aktif UPBJJ-UT Surabaya tahun 2007 ada 23.140; tahun 2008 ada 29.853; tahun 2009 ada 30.420.

Beberapa mahasiswa nonpendas menerima beasiswa dari UT Pusat/Dikti. Adapun  jumlah penerima beasiswa terbanyak adalah mahasiswa pendas. Berikut ini adalah data jumlah mahasiswa penerima beasiswa di  UPBJJ-UT Surabaya dari tahun ke tahun.

NO URAIAN TAHUN
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
1 PMPTK 7.082 7.651 9.843 9.139
2 DINAS P DAN PROV. 74 359 359 237 237
3 BIRO MENTAL PROV. 150 270 270 120
4 KABUPATEN/KOTA 599 1.056 1.922 3.088 4.243 3.821 2.119
5 BBM 11 189
6 PPA 4
JUMLAH 599 1.056 2.146 10.799 12.101 14.035 11.684

Lulusan atau alumni UPBJJ-UT Surabaya juga semakin banyak. Rata-rata IPK lulusan pada tiga tahun terakhir adalah 2,8. Mayoritas mereka lulus kurang dari delapan tahun. jumlah lulusan program Pendas dan Nonpendas mengalami peningkatan setiap tahunnya, dengan jumlah lulusan selama tiga tahun terakhir sebanyak 4.914 orang dengan rata-rata jumlah lulusan per tahun (dari tiga tahun terakhir) sebanyak 1.638 orang.

Terkait dengan masalah koreksi hasil ujian esai, dalam program nonpendas, UPBJJ-UT Surabaya merupakan UPBJJ sentra untuk 17 UPBJJ jangkauan (mulai Surabaya ke timur sampai Jayapura, termasuk tiga UPBJJ di Kalimantan). Adapun untuk program pendas, UPBJJ-UT Surabaya merupakan wilayah sentra untuk enam UPBJJ, yakni Jember, Denpasar, Kupang, Palangkaraya, Banjarmasin, dan Samarinda. Para korektor di UPBJJ-UT Surabaya sebagian besar adalah dosen-dosen Unesa, kemudian beberapa dosen dari Unair, Unipa, Unitomo, Untag, Universitas Wijaya Kusuma, dan Univ Widya Mandala Madiun.

KERJA SAMA

Berkaitan dengan perkembangannya, UPBJJ-UT Surabaya menjalin kerja sama dengan berbagai insitusi di wilayah kerjanya, antara lain tiga perguruan tinggi negeri di Surabaya yaitu Unesa, Unair, dan ITS sebagai perguruan tinggi mitra. Kerja sama dengan ketiga PTN mitra tersebut memberikan dua manfaat besar bagi UPBJJ-UT, yaitu: (1) dukungan kepemimpinan di UPBJJ-UT; (2) dukungan dan fasilitas berbagai sumber daya yang sangat dibutuhkan oleh UPBJJ-UT seperti penggunaan gedung untuk keperluan tempat tutorial, laboratorium praktikum, UAS dan UPI (Upacara Penyerahan Ijazah); penyediaan dosen untuk tutor/supervisor dan korektor pada program Pendas maupun Nonpendas; pemanfaatan perangkat ICT, dll.

Selain itu, UPBJJ-UT Surabaya juga menjalin kemitraan dengan Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur dan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabko di seluruh wilayah UPBJJ-UT  Surabaya dalam rangka program peningkatan kualifikasi dan kompetensi para guru. Kerja sama ini sudah terjalin baik sejak 1991—2006 untuk Program Penyetaraan D.II (DII-PGSD, DII-Pendor, & DII-PGTK) dan sejak 2001 hingga sekarang untuk jenjang Sarjana (S1-PGSD dan S1-PGPAUD). Dalam konteks kerja sama ini pula, Dinas Pendidikan Provinsi dan Kabko berkoordinasi dengan UPBJJ-UT melakukan rekrutmen calon mahasiswa baru UT (Beasiswa dan/atau Swadana)., UPBJJ-UT Surabaya juga menjalin kerja sama dalam hal pemberian beasiswa kepada para mahasiswa, antara lain kerja sama dengan Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur dan Kabupaten/Kota; Biro Mental Provinsi Jawa Timur; PMPTK; Seamolec. Selain itu, beasiswa di UPBJJ-UT Surabaya juga diberikan BRI melalui UT-Pusat.

Penyediaan ruang praktik dan praktikum bagi mahasiswa dilakukan melalui kerja sama dengan berbagai instansi terkait, seperti ITS, Unesa, Unair, Dinas Pendidikan,. Sejalan dengan upaya UT untuk mengembangkan bantuan belajar dan layanan bahan ajar, UPBJJ-UT Surabaya juga telah menjalin kerja sama dengan ICT-Center dan Community College (CC) di 18 kabko di Jawa Timur (difasilitasi oleh ITS, PENS ITS, BKLN, dan Seamolec). Jalinan kerja sama ini dimaksudkan untuk memfasilitasi dan melayani kebutuhan belajar mandiri mahasiswa UT dalam layanan akses internet. Di samping itu, hal ini  juga dimaksudkan sebagai sarana sosialisasi berbagai informasi tentang layanan kependidikan dan kemahasiswaan yang terpercaya dan dekat dengan penggunanya. Bahkan BKLN telah memfasilitasi pemasangan jardiknas di UPBJJ-UT pada awal 2008. Jalinan kerja sama  ini secara resmi dilakukan melalui penandatanganan Perjanjian Kerja sama (MoU) antara UPBJJ-UT dengan Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur dan pengelola ICT-Center dan Community College (CC) di 18 kabko di wilayah UPBJJ-UT Surabaya. Bagi UPBJJ-UT Surabaya, kerja sama dengan ICT-Center dan Community College sangat penting mengingat sebaran mahasiswa yang tidak terkonsentrasi dalam satu wilayah, yang tidak memungkinkan pemberian layanan perpustakaan bagi mahasiswa UT. Berikut ini adalah tabel kerja sama UPBJJ-UT Surabaya.

No. Nama Instansi Jenis

Kegiatan

Manfaat yang Telah Diperoleh
(1) (2) (3) (6)
1 Universitas Mitra:

1.   Universitas Airlangga (Unair)

2.   Institut Teknologi 10 November Surabaya (ITS)

3.   Universitas Negeri Surabaya (Unesa)

Penggunaan gedung untuk keperluan UAS (Nonpendas) dan UPI, laboratorium praktikum, penyediaan dosen untuk tutor/supervisor dan korektor  pada program Pendas dan nonpendas; (1) dukungan kepemimpinan di UPBJJ-UT

(2) dukungan dan fasilitas berbagai sumber daya yang sangat dibutuhkan oleh UPBJJ-UT seperti penggunaan gedung untuk keperluan tempat tutorial, laboratorium praktikum, UAS dan UPI (Upacara Penyerahan Ijasah)

(3) penyediaan dosen untuk tutor/supervisor dan korektor pada program Pendas; pemanfaatan perangkat ICT, dll.

2 Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur Program peningkatan kualifikasi dan kompetensi para guru  untuk Program Penyetaraan D.II (DII-PGSD, DII-Pendor, & DII-PGTK) Mahasiswa berkesempatan meningkatkan kualifikasi pendidikannya sebagai guru; dan memperoleh beasiswa bagi pendidikannya (jumlah mahasiswa 237 orang)
3 Dinas Pendidikan Kabko di seluruh wilayah UPBJJ-UT: Tuban, Jombang, Bojonegoro, Surabaya, Magetan, Gresik, Lamongan, Madiun (kab-kota), Sampang, Sidoarjo, Mojokerto (kab-kota), Ngawi, Bangkalan, Ponorogo, Sumenep, Pamekasan Program peningkatan kualifikasi dan kompetensi para guru  untuk Program jenjang Sarjana (S1-PGSD dan S1-PGPAUD) Mahasiswa berkesempatan meningkatkan kualifikasi pendidikannya sebagai guru; dan memperoleh beasiswa bagi pendidikannya (jumlah mahasiswa 2.384 orang)
4 Pemerintah Provinsi Jawa Timur (Biro Mental) Program peningkatan kualifikasi dan kompetensi para guru  untuk Program jenjang Sarjana (S1-PGSD) Mahasiswa berkesempatan meningkatkan kualifikasi pendidikannya sebagai guru; dan memperoleh beasiswa bagi pendidikannya (jumlah mahasiswa 270 orang)
5 ICT-Center dan Community College (CC) di 18 kabko di Jawa Timur yaitu:

1.    SMK Negeri I Tuban

2.    SMK Negeri III Jombang

3.    SMK Negeri II Bojonegoro

4.    SMK Negeri I Surabaya

5.    SMK Yosonegoro Magetan

6.    SMK Negeri I Cerme Gresik

7.    SMK Negeri I Lamongan

8.    SMK Negeri I Madiun

9.    SMK Negeri I Sampang

10. SMK Negeri III Sidoarjo

11. SMK Negeri 1 Pungging, Mojokerto

12. SMK Negeri 1 Wonoasri, Madiun

13. SMK Negeri 2 Bangkalan

14. SMK Negeri 1 Ngawi

15. SMK Negeri 1 Jenangan, Ponorogo

16. SMK Negeri 1 Sumenep

17. SMK Negeri 2 Pamekasan

Program peningkatan dan perluasan akses layanan informasi (ICT) bagi mahasiswa Pendas dan Nonpendas melalui kerja sama dengan ICT-Center dan Community College (CC) di 18 kabko di Jawa Timur. Mahasiswa UT dapat menggunakan akases internet secara gratis
7 44 Sekolah (SD/MI, SMP/MTs, SMA, SMK, MA) di lingkungan Dinas Pendidikan dan Departeman Agama di 18 kabko di Jawa Timur Tutorial Tatap Muka (Wajib dan Atpem), praktik, dan/atau praktikum program Pendas dan Nonpendas Mahasiswa memperoleh lokasi dan fasilitas untuk proses pembelajaran yang mudah diakses (waktu, biaya, dan jarak)
8 1157 Sekolah (SD, SMP, SMA, SMK, MA) di lingkungan Dinas Pendidikan dan Departeman Agama di 18 kabko di Jawa Timur Ujian Akhir Semester (UAS), dan ujian praktik lapangan (PKM/PKP) Mahasiswa memperoleh lokasi dan fasilitas untuk mengikuti ujian akhir mata kuliah yang mudah diakses (waktu, biaya, dan jarak)
9 PT. Pos Indonesia Distribusi Bahan Ajar mahasiswa Program Pendas ke 18 kabko di Jawa Timur Mahasiswa memperoleh bahan ajar yang dibutuhkan dalam proses pembelajaran secara mudah, aman, dan tepat waktu
10 Bank BRI dan BTN Pembayaran SPP dan Biaya Pendidikan lainnya Mahasiswa bisa melaksanakan pembayaran untuk keperluan studinya dengan kemudahan akses (waktu, biaya, dan jarak)
11 Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP) prov. Jatim Pemberian dana bantuan beasiswa kepada para guru dari PMPTK Mahasiswa berkesempatan meningkatkan kualifikasi pendidikannya sebagai guru; dan memperoleh beasiswa bagi pendidikannya (jumlah mahasiswa beasiswa 9.843 orang)

PRESTASI DAN SUASANA AKADEMIK

Beberapa prestasi manajerial yang telah dicapai oleh UPBJJ-UT Surabaya, di antaranya

No Tanggal Jenis Penghargaan Yang  Menerbitkan Penghargaan
1 19 April 2005 Pemenang terbaik I dalam Manajemen UPBJJ-UT Tahun 2004 Rektor UT
2 15 maret 2006 Pemenang Harapan II dalam Pengelollaan UPBJJ tahun 2005 Rektor UT
3 23 Januari 2007 Pemenang terbaik II dalam Pengelolaan UPBJJ-UT tahun 2006 Rektor UT
4 19 Juli 2007 Peringkat tertinggi ke-3 dengan jumlah mahasiswa registrasi sebanyak 17.436 dalam masa registrasi 2007.1 PR IV UT
5 3 September 2007 ISO 9001:2000 for Distance Learning Services

Cerificate ID07/0937

3 September 2007—2 September 2010

Director of SGS,  P Earl
6 4 September 2007 Perolehan ISO 9001:2000 untuk Kepala UPBJJ-UT Surabaya Rektor UT
7 14 Maret 2008 Pemenang Terbaik II dalam Pengelolaan UPBJJ Tahun 2007 Rektor UT
8 7 Februari 2009 Pemenang I dalam acara UPBJJ-UT Award tahun 2008 Rektor UT
9 7 Februari 2009 Jumlah mahasiswa pendas Terbesar III dari 37 UPBJJ-UT sebesar 23.406 pada masa registrasi 2008.2 PR IV UT
10 22 September 2010 Terbaik harapan I dalam Pengelolaan UPBJJ Tahun 2010 Rektor UT

Catatan:  Tidak ada acara penyerahan  penghargaan “pengelolaan/manajemen UPBJJ” untuk tahun 2009.

Untuk mendorong  suasana akademik yang kondusif, UPBJJ-UT menyediakan  prasarana dan sarana, dukungan dana, dan kegiatan akademik di luar tutorial. Kegiatan akademik di luar tutorial yang difasilitasi sarpras, pendanaan, dan kegiatannya adalah pengembangan minat, bakat, dan kegiatan di luar bidang akademik. Mahaiswa juga mengikuti lomba karya inovatif mahasiswa yang diselenggarakan Dikti, lomba karya ilmiah mahasiswa, dan pelayaran kebangsaan. Selain itu, suasana akademik dalam bidang ekstrakurikuler juga terbangun lewat  kegiatan Paduan Suara, Kerohanian,  Kreativitas Mahasiswa,  dan Kewirausahaan  yang juga dikembangkan. Hal itu tampak dalam perolehan dana dari Dikti/ UT untuk ketiga kegiatan tersebut yang didapatkan oleh UPBJJ-UT Surabaya. Di samping itu, suasana akademis juga didukung oleh kegiatan/prestasi, antara lain:

Tahun Kegiatan/Prestasi
2004 Disporseni di Pontianak, UPBJJ-UT Surabaya memperoleh juara I dan III  Lomba Diskusi Ilmiah, juara I Tenis Lapangan, serta juara III Lomba Senam Poco-Poco.
26 Juli 2004 kunjungan mahasiswa dan dosen ke Jawa Pos
2005 Agustus 2005: kunjungan mahasiswa dan dosen ke JTV dalam acara “Pojok Kampung”
Seminar mahasiswa
Seminar bulanan pegawai akademik
2006 Lomba cerdas cermat siswa SMA untuk memperebutkan piala Bupati dan kepala UPBJJ-UT Surabaya.
Seminar mahasiswa
Seminar bulanan pegawai akademik
2007 Partisipasi dalam konferensi AAOU ke-21 di Open University Malaysia, 11—14 Oktober (2 peserta)
Bakti sosial mahasiswa dan pengurus pokjar
Pemilihan pegawai Teladan tahun 2007. Pegawai Teladan I Sudewo, S.IP, Pegawai Teladan II Sri  Ernawati, S.IP, dan Pegawai teladan III Pismia Sylvi, M.Si
Seminar mahasiswa
Seminar pegawai akademik
2008 Partisipasi dalam konferensi AAOU ke-22 di Tinajin China, 14—16 Oktober 2008 (4 peserta, 1 pemakalah)
Lomba cerdas cermat siswa SMA untuk memperebutkan piala Bupati dan kepala UPBJJ-UT Surabaya
Pemilihan Pegawai Teladan Tahun 2008. Pegawai Teladan I Sudewo, S.IP, Pegawai Teladan II Agus Prabowo, S.E., Pegawai Teladan III Dwianto Asmara, S.Kom, Pegawai Teladan IV, Sucipto, S.Sos, dan Pegawai Teladan V Pardamean Daulay, S.Sos., M.Si
Seminar mahasiswa
Seminar  pegawai akademik
2009 Partisipasi dalam konferensi AAOU ke-23 di Iran, 2—5 November 2008,  dihadiri oleh pemakalah dari UPBJJ-UT Surabaya yang keberangkatannya didanai oleh UT Pusat.
Lomba cerdas cermat siswa SMA untuk memperebutkan piala Bupati dan kepala UPBJJ-UT Surabaya
Dalam PIMNAS ke XXII di Universitas Brawijaya Malang, 21 – 25 Juli 2009, Lilik Rohmawati,  berhasil sebagai juara III. Mahasiswa jurusan S-1 Pendidikan Fisika ini menyuguhkan  kreasi berupa “Karya Kreasi Inovatif Kudapan Nusantara” melalui pemanfaatan makanan berbahan lokal (KKI- Mabelok
Februari 2009, pelantikan Koordinator bantuan Belajar dan Layanan Bahan Ajar, Dr. Hj. Suparti, menggantikan Drs. Adi Suparto, M.Pd.
Rabu, 21 Oktober 2009 acara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan Kasubag TU dan Koordinator Registrasi dan Pengujian,  Dr. Hj. Tri Dyah Prastiti, M.Pd sebagai Koordinator Registrasi dan Pengujian menggantikan Drs. Abas Asmono dan Sudewo, S.IP sebagai Kasubag TU menggantikan Drs. Soeharmadji.
Pelatihan Broadcasting untuk mahasiswa dan kunjungan ke TVRI
Hari ulang tahun proklamasi kemererdekaan ke-64, 17 Agustus 2009 di UT Pusat, satu dosen menerima penghargaan Dosen Berprestasi Terbaik Harapan Pertama a.n. Dr. Suparti dan satu pegawai menerima penghargaan sebagai karyawan berprestasi peringkat III a.n. Sudewo, S.Ip.
Seminar Nasional Tahunan oleh IKA UPBJJ-UT Surabaya
2010 Awal: pemberian penghargaan untuk karyawan berprestasi tahun 2009: (1) Sudewo, S.Ip., (2) Wahyu Widodo, S.E., dan (3) Drs. Agus Prabowo, S.E.;  Adapun PW berprestasi diraih oleh: (1) Gresik: Pardamean Daulay, S.Sos,M.Si.; (2) Bojonegoro: Dra. Barokah W., S.Pd., M.Pd. dan Drs. Pramonoadi, M.Pd.; (3) Mojokerto: Drs. H. Abdul Faqih, M.Pd.
Partisipasi dalam International Seminar on Integrating Technology into Education yang diselenggarakan atas kerja sama antara Ikatan Pengembang Teknologi Pendidikan Indonesia bekerja sama dengan Asosiasi Profesi Pendidikan Jarak Jauh Indonesia (APPJJI),  17 dan 18 Mei 2010 (satu pemakalah)
Seminar  Nasional menjelang UPI
Rabu, 22 September 2010, saat penyelenggaraan puncak Dies Natalis Universitas Terbuka ke-26, UPBJJ-UT Surabaya menerima penghargaan dari Rektor (Rector Award): UPBJJ-UT Terbaik Harapan I; Kepala Sub. Bagian Tata Usaha UPBJJ_UT Terbaik II, Sudewo, S.IP; Pegawai Teladan II, atas nama Drs. Agus Prabowo, S.E.; Mahasiswa Berprestasi II, atas nama Hermansyah, Prodi Akuntansi; Mahasiswa Berprestasi III, atas nama Ribut Ramayanti, Prodi Manajemen
Oktober 2010, Seminar Nasional Tahunan oleh IKA UPBJJ-UT Surabaya, Tema  “Meretas Pendidikan Karakter dengan Go Green”
tiga Dosen di UPBJJ-UT Surabaya berhasil memperoleh Sertifikat Pendidik. Ketiga Dosen penerima Sertifikat Pendidik adalah Dr. Hj. Suparti;  Dr. Hj. Tri Dyah Prastiti; Drs. Mohammad Harijanto, M.Pd.
Bakti sosial pegawai dan mahasiswa
Juara harapan 1 dalam Disporseni Wilayah Tngah, September 2010, dengan meraih 2 emas (diskusi ilmiah dan pidato), 3 perak (tenis meja tunggal putri dan ganda putri, vokal grup), satu perunggu (bola voli putra), disporseni 2010
November 2010: Pelatihan Broadcasting untuk mahasiswa dan kunjungan ke media elektronik JTV
Partisipasi dalam konferensi tahunan AAOU ke-24 di Hanoi Vietnam, Oktober 2010 (dua peserta, satu pemakalah)
24—25 November 2010: Partisipasi dalamTemu Ilmiah Nasional Guru II yang diselenggrakan FKIP  UT  (15 peserta, 4 pemakalah).

Selain itu, suasana kademik juga didukung oleh penggunaan dana untuk peningkatan mutu pembelajaran (tutorial, ujian, monev, pelatihan) yang rata-rata 60% per tahun, Adapun yang 40% digunakan untuk peningkatan daya jangkau layanan dan manajemen internal.

SASARAN DAN

STRATEGI PENCAPAIAN

Sejak tahun 2007, pusat jaminan kulaitas (pusmintas) mulai mengimplementasikan  sasaran mutu di UPBJJ-UT yang  mengacu pada sasaran strategis UT yang terdapat di dalam Renstra UT. Sasaran/target ditetapkan berdasarkan kesepakatan manajemen UPBJJ–UT Surabaya tentang angka yang bisa dicapai dengan mempertimbangkan kinerja sekarang (awal) dan upaya yang bisa dilakukan.

Strategi pencapaian dipilih dan ditetapkan berdasarkan kesepakatan manajemen UPBJJ-UT Surabaya tentang upaya yang bisa dilakukan untuk mencapai target/sasaran, dan dukungan sumber daya yang ada.

Sasaran strategis dan/atau kualitas serta strategi pencapaiannya sejak 2007 sampai sekarang adalah sebagai berikut.

BIDANG PROMOSI, KERJA SAMA, DAN PENGEMBANGAN SDM

Sasaran Strategis dan/atau Kualitas Strategi Pencapaian
(1) peningkatan ketepatan waktu dan jumlah penerimaan BA oleh mahasiswa Pendas

(2) peningkatan rerata nilai UAS mahasiswa peserta tutorial permintaan lebih baik dibandingkan nilai ujian mahasiswa tanpa tutorial

(3) peningkatan tingkat kelulusan (min. C) mahasiswa peserta mata kuliah wajib tutorial

(4) pengurangan kasus rekapitulasi nilai tutorial, praktik & praktikum

(5) pengurangan jumlah kasus penyimpangan pelaksanaan tutorial dan rencana pelaksanaan tutorial

(6) peningkatan ketepatan distribusi ijazah ke mahasiswa

(1)     koordinasi dengan pengurus pokjar;  permintaan bahan ajar ke UT Pusat lebih awal

(2)     sosialisasi manfaat tutorial WAJIB dan ATPEM;  pelaksanaan ujian dengan baik sesuai dengan prosedur, dan persyaratan UT

(3)     monitoring dan evaluasi pelaksanaan tutorial setiap pertemuan

(4) rekrutmen dan seleksi tutor, serta evaluasi kinerja tutor sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang ditetapkan oleh UT

(5) memberikan pelatihan tutor;  memberikan CD yang berisi format rekap nilai tugas tutorial/praktik/praktikum;  melakukan cek dan recek rekap nilai yang dikirim oleh tutor

(6)  mengirimkan surat pemberitahuan kepada Pengurus Pokjar disertai Rekap Ijazah

BIDANG REGISTRASI

Sasaran Strategis dan/atau Kualitas Strategi Pencapaian
(1) minimalisasi kesalahan pemrosesan data pribadi mahasiswa

(2) peningkatan akurasi data registrasi mata kuliah sesuai dengan bukti registrasi dengan data TBS

(3) peningkatan kapasitas pemrosesan registrasi oleh petugas

(1)     penjelasan kepada staf tentang prosedur dan petunjuk kerja registrasi; pemeriksaan berkas dilakukan dengan check list; cek dan recek hasil pemeriksaan

(2)     validasi bukti registrasi sebelum diserahkan ke mahasiswa; pembagian pemrosesan registrasi berdasarkan jumlah registrasi

(3)     penggunaan sistem batching

BIDANG BANTUAN  BELAJAR  DAN  LAYANAN  BAHAN AJAR

Sasaran Strategis dan/atau Kualitas Strategi Pencapaian
(1) peningkatan ketepatan waktu dan jumlah penerimaan BA oleh mahasiswa Pendas

(2) peningkatan rerata nilai UAS mahasiswa peserta tutorial permintaan lebih baik dibandingkan nilai ujian mahasiswa tanpa tutorial

(3) peningkatan tingkat kelulusan (min. C) mahasiswa peserta mata kuliah wajib tutorial

(4) pengurangan kasus rekapitulasi nilai tutorial, praktik & praktikum

(5) pengurangan jumlah kasus penyimpangan pelaksanaan tutorial dan rencana pelaksanaan tutorial

(6) peningkatan ketepatan distribusi ijazah ke mahasiswa

(1)     koordinasi dengan pengurus pokjar;  permintaan bahan ajar ke UT Pusat lebih awal

(2)     sosialisasi manfaat tutorial WAJIB dan ATPEM;  pelaksanaan ujian dengan baik sesuai dengan prosedur, dan persyaratan UT

(3)     monitoring dan evaluasi pelaksanaan tutorial setiap pertemuan

(4) rekrutmen dan seleksi tutor, serta evaluasi kinerja tutor sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang ditetapkan oleh UT

(5) memberikan pelatihan tutor;  memberikan CD yang berisi format rekap nilai tugas tutorial/praktik/praktikum;  melakukan cek dan recek rekap nilai yang dikirim oleh tutor

(6)  mengirimkan surat pemberitahuan kepada Pengurus Pokjar disertai Rekap Ijazah

BIDANG PENGUJIAN

Sasaran Strategis dan/atau Kualitas Strategi Pencapaian
(1) pengurangan pelanggaran aturan pelaksanaan ujian

(2) peningkatan kelancaran proses hasil ujian

(1) rekrutmen pengawas sesuai dengan aturan; ) penyamaan persepsi terhadap semua pengawas sebelum ujian

(2) monitoring dan evaluasi pelaksanaan dan hasil UAS;  peningkatan ketelitian panitia UAS dalam memeriksa identitas hasil ujian mahasiswa

PELAKSANAAN PROGRAM KERJA

Program kerja dilaksanakan mengacu pada sasaran dan target yang ditetapkan di dalam Renstra dan Renop UT 2005–2020, serta sasaran kualitas  UPBJJ-UT Surabaya periode  2007—2010.

Pelaksanaan  program kerja beserta pencapaian sasaran dan target mulai 2007 (sejak implementasi pusmintas) dilaksanakan sebagai berikut.

BIDANG PROMOSI, KERJA SAMA, DAN PENGEMBANGAN SDM

Program kerja bidang sosialisasi dan promosi mencakup: (1) peningkatan daya jangkau layanan PTTJJ; (2) peningkatan angka partisipasi mahasiswa Pendas dan Nonpendas; mahasiswa Non-FKIP; (3) peningkatan jaringan kemitraan untuk registrasi, distribusi bahan ajar, layanan bantuan belajar, dan ujian; (4) peningkatan efisiensi program promosi; (5) pengembangan citra korporasi UT di kalangan komunitas pendidikan maupun masyarakat umum; (6) peningkatan kesesuaian kompetensi karyawan (untuk masa kerja lebih dari 1 tahun).

Peningkatan Daya Jangkau Layanan PTTJJ

Akases layanan PTTJJ telah dilakukan sampai ke wilayah kecamatan, bahkan untuk beberapa wilayah sampai ke tingkat desa/kelurahan, untuk program Pendas (Program Studi PGPAUD dan PGSD). Peningkatan daya jangkau layanan PTTJJ bukan hanya untuk mahasiswa yang memperoleh beasiswa, tetapi juga bagi mahasiswa swadana. Dalam hal ini UPBJJ-UT Surabaya memanfaatkan kerja sama dengan pengurus Pokjar yang umumnya memiliki hubungan dengan dinas-dinas pendidikan setempat.

Peningkatan Angka Partisipasi Mahasiswa

Untuk mencapai target dan sasaran yang telah ditetapkan dalam peningkatan angka partisipasi mahasiswa (APM), manajemen UPBJJ-UT Surabaya menekankan perekrutan dan penentuan alokasi calon-calon mahasiswa baru dengan mendistribusikan secara merata pada seluruh kecamatan di wilayah kerja masing-masing, sesuai dengan kuota yang telah ditetapkan. Peningkatan APM program Pendas dilakukan berdasarkan kebijakan mutu pengelolaan, yaitu mengembangkan kemitraan yang saling menguntungkan dengan pihak lain seluas-luasnya secara berkesinambungan, termasuk dengan pihak swasta dalam penyediaan layanan pendidikan dengan asas kesetaraan dan keadilan guna meningkatkan jangkauan dan angka partisipasi mahasiswa.

Peningkatan Jaringan Kemitraan

Hingga tahun 2008, kerja sama khususnya dengan pemerintah provinsi/kabupaten/kota di wilayah jangkauan UPBJJ-UT dalam rekrutmen mahasiswa baru, difokuskan pada program Pendas. Pemfokusan sasaran kerja sama tersebut didasarkan pada pertimbangan komitmen dan kebijakan pemerintah untuk meningkatkan kualitas para guru pendas melalui peningkatan kualifikasi akademik dan latar belakang pendidikan sesuai dengan bidang tugasnya.

Data penerimaan mahasiswa baru program Pendas hasil kerja sama dengan Dinas Pendidikan Provinsi dan Kabko di seluruh wilayah jangkauan UPBJJ-UT Surabaya, tidak saja menunjukkan pemerataan distribusi daerah asal mahasiswa, melainkan juga memperlihatkan semakin meningkatnya Angka Partisipasi Mahasiswa (APM) setiap tahunnya. Keberhasilan UPBJJ-UT Surabaya untuk meningkatkan angka partisipasi mahasiswa membuahkan hasil penghargaan dari Pembantu Rektor IV sebagai Juara III jumlah mahasiswa terbanyak di antara 37 UPBJJ yang ada di Indonesia.

Berbeda dengan rekrutmen mahasiswa program Pendas, perekrutan mahasiswa pada program Nonpendas lebih banyak bertumpu pada promosi dan sosialisasi dengan berbagai modus dan maksimalisasi media promosi-sosialisasi. Dalam melaksanakan sosialisasi dan promosi program nonpendas, UPBJJ-UT Surabaya mengerucut pada tiga  sasaran, yaitu (a) lulusan SLTA, (b) Instansi pemerintah maupun swasta, dan (c) masyarakat luas. Seluruh pegawai UPBJJ-UT Surabaya, baik dosen maupun administratif mendapat tugas sebagai petugas sosialisasi secara kontinu dan terjadwal kepada tiga objek sasaran tersebut.

Pengembangan Efisiensi Program Promosi

Bersamaan dengan itu, dalam rangka APM mahasiswa Nonpendas, dilakukan pula upaya ekstra, yaitu dengan cara menambah peran pengurus pokjar yang tadinya hanya mengurus mahasiswa Pendas ditambah untuk mengurus mahasiswa Nonpendas dan Non-FKIP dalam rangka efisiensi program promosi. Kerja sama dengan pemerintah provinsi/kabupaten/kota di wilayah jangkauan UPBJJ-UT untuk rekrutmen mahasiswa program Nonpendas mulai diintensifkan pada awal 2008 serta ditindaklanjuti dengan penandatanganan MOU dan Surat Perjanjian Kerja sama (PKS) dengan beberapa pemerintah kabupaten/kota, khususnya untuk program studi D-2 Perpustakaan di Kabupaten Ponorogo dan Kabupaten Ngawi. Pengembangan mahasiswa D-4 Kearsipan juga terjadi di wilayah Sampang. Adapun di Madiun, berkembang jumlah mahasiswa S-1 Matematika bidang minat sistem komputer. Selain itu, UPBJJ-UT Surabaya juga gencar mempromosikan sistem penjaringan mahasiswa yang lebih intensif melalui pola Sistem Paket Arahan Semester (SIPAS)  kepada perguruan tinggi mitra.

Pengembangan Citra UT

Pada tahun 2008, UPBJJ-UT Surabaya mencoba membuat konsep brand image sebagai upaya untuk melakukan pencitraan diri’ tentang UT. Tujuannya adalah agar publik selalu terngiang oleh kata sandi atau motto yang digunakan sehingga akan terbentuk gambaran ideal tentang UT sebagai lembaga pendidikan berkualitas. Berikut adalah brand image UPBJJ-UT Surabaya.

Belajar mandiri,

belajar jarak jauh tak bertepi,

belajar berkaca pada hati nurani,

Universitas Terbuka pilihan pasti

Selain itu, kegiatan promosi dan sosialisasi secara intensif terus dilaksanakan menggunakan beberapa jenis dan tipe, dengan maksimalisasi penggunaan media seperti: brosur, leaflet, spanduk, tersiar, korespondensi; pertemuan/kunjungan tatap muka; dan pengembangan situs internet.

Pemberdayaan Ikatan Keluarga Alumni UT (IKA-UT) di UPBJJ-UT Surabaya dilakukan melalui beberapa cara. Alumni UT sebagai bagian dari sivitas akademika UT, merupakan aset penting dalam upaya pencitraan UT kepada publik. Oleh sebab itu, alumni mendapatkan perhatian untuk memperoleh layanan dan didayagunakan untuk mendukung pengembangan akademik dan nonakademik. Sebagai langkah awal, dengan fasilitasi dari manajemen UPBJJ-UT Surabaya, pengurus IKA-UT UPBJJ Surabaya melaksanakan Musyawarah Wilayah (Muswil) pada tanggal 25 April 2009. Program prioritas pada muswil di antaranya adalah melakukan restrukturisasi kepengurusan IKA-UT di tingkat UPBJJ dan di seluruh kabupaten/kota di wilayah jangkauan UPBJJ-UT Surabaya. Alumni juga dilibatkan dalam berbagai program aktivitas kemahasiswaan (seminar nasional), ujian, dan wisuda/UPI.

Peningkatan Kesesuaian Kompetensi  (Peningkatan Mutu SDM)

Agar SDM UPBJJ-UT Surabaya memiliki wawasan akademik sesuai dengan bidang keahliannya, manajemen juga melakukan berbagai upaya peningkatan di antaranya dengan memotivasi dan memfasilitasi para pegawai (termasuk dosen) untuk berpartisipasi aktif dalam berbagai kegiatan seminar ilmiah/lokakarya/penataran/workshop yang diikuti oleh pegawai akademik atau profesional di luar UT; peningkatan kemampuan dosen tetap melalui program tugas belajar dalam bidang yang sesuai dengan bidang program studinya; pengembangan karakter pegawai melalui pelatihan ESQ; peningkatan pengetahuan pegawai melalui pelatihan pengadaan barang dan jasa; peningkatan kemampuan berbahas Inggris pegawai melalui kursus bahasa Inggris.

Selain itu, para pegawai UPBJJ-UT juga pernah menerima penghargaan berupa Satya Lancana Karyasatya dari pemerintah untuk 10 tahun sebanyak 16 orang dan Satya Lencana Karyasatya 20 tahun sebanyak 7 orang. Bahkan beberapa dosen juga pernah mencapai prestasi/reputasi dalam pendidikan, penelitian nasional atau lokal, dan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat.

Sejalan dengan upaya untuk meningkatkan kinerja dan kualitas kelembagaan, UPBJJ-UT berupaya memfasilitasi dan mendorong para staf edukatif untuk menggiatkan penelitian baik yang berkenaan dengan tata pamong, kepemimpinan, kendali mutu, dan kepuasan pemangku kepentingan. Pedoman/panduan yang digunakan adalah Panduan Penelitian yang diterbitkan oleh LPPM-UT, dan Pedoman Teknis Penelitian dan Evaluasi Kegiatan di UPBJJ-UT yang diterbitkan oleh Puslitgasis-LPPM UT. Adapun untuk kegiatan abdimas, UPBJJ-UT tidak mengembangkan pedoman tersendiri, melainkan pedoman yang telah diterbitkan oleh LPPM-UT.

Selanjutnya, hasil yang telah dicapai untuk program kerja bidang sosialisasi dan promosi untuk setiap aspek  adalah sebagai berikut.

Target Capaian
(1)   90%–100%  kecamatan  wilayah UPBJJ terjangkau layanan akademik

(2)   jumlah mahasiswa baru di wilayah UPBJJ naik antara 10%–25% per tahun

(3)  terjalin sebanyak 10 kerja sama per tahun

(4)  biaya promosi per mahasiswa baru Rp5.000,00  per tahun

(5)  terbentuk citra korporasi UT di kalangan komunitas pendidikan maupun masyarakat umum

(6)   minimal 70% karyawan memiliki kompetensi akademik dan kompetensi personal

(1)   96,33% kecamatan  di wilayah UPBJJ telah terjangkau layanan akademik

(2)   jumlah mahasiswa baru di wilayah UPBJJ rerata naik 15% per tahun, khusus tahun 2009 dan 2010 ada penurunan jumlah mahasiswa.

(3)  terjalin sebanyak 7—8 (75%)  kerja sama  per tahun untuk registrasi, distribusi bahan ajar, layanan bantuan belajar, dan ujian

(4)  biaya promosi per mahasiswa baru Rp 3.076,83 per tahun

(5)  citra korporasi UT telah terbentuk (baik) di kalangan komunitas pendidikan maupun masyarakat umum

(6)   91,25% karyawan telah memiliki kompetensi akademik dan kompetensi personal

BIDANG REGISTRASI

Program kerja bidang registrasi mencakup: (1) minimalisasi kesalahan pemrosesan data pribadi mahasiswa; (2) peningkatan akurasi data registrasi mata kuliah sesuai dengan bukti registrasi dengan data TBS; (3) dan peningkatan kapasitas pemrosesan registrasi oleh petugas.

Untuk minimalisasi kesalahan pemrosesan data pribadi mahasiswa, UPBJJ-UT Surabaya melakukan koordinasi dengan pengurus Pokjar Kabupaten/Kota, terutama dalam proses rektutmen dan registrasi. Proses registrasi dilakukan secara berjenjang dimulai dari pemeriksaan kelengkapan berkas registrasi, key-in berkas registrasi (pertama dan mata kuliah) melalui optimalisasi peran pegawai akademik dan administratif. Pegawai akademik bertugas untuk memeriksa kelengkapan berkas, sementara pegawai administratif melakukan key-in data pribadi mahasiswa. Untuk menghindari dan mengurangi kesalahan key-in data pribadi mahasiswa, sejak tahun 2009, bukti registrasi pertama dan mata kuliah dikembalikan kepada mahasiswa.

Secara lengkap hasil yang telah dicapai untuk program kerja bidang registrasi untuk setiap aspek sebagai berikut.

Target Capaian
(1)  kesalahan pemrosesan data pribadi mahasiswa  baru maksimal 4%  per masa registrasi

(2) jumlah registrasi tidak akurat akibat salah entry dari total jumlah mahasiswa maks. 1% per masa registrasi

(3) kapasitas pemrosesan registrasi per masa registrasi antara 18—47 berkas per hari per petugas

(1)     kesalahan pemrosesan data pribadi mahasiswa  baru rerata 1,4%  per masa registrasi

(2)     jumlah registrasi tidak akurat akibat salah entry dari total jumlah mahasiswa rerata 0,36% per masa registrasi

(3)     kapasitas pemrosesan registrasi per masa registrasi rerata 35 berkas per hari per petugas

BIDANG BANTUAN BELAJAR DAN LAYANAN BAHAN AJAR

Program kerja bidang bantuan belajar dan layanan bahan ajar mencakup: (1) peningkatan ketepatan waktu dan jumlah penerimaan BA oleh mahasiswa Pendas; (2) peningkatan rerata nilai UAS mahasiswa peserta tutorial permintaan lebih baik dibandingkan nilai ujian mahasiswa tanpa tutorial; (3) peningkatan tingkat kelulusan (min. C) mahasiswa peserta mata kuliah wajib tutorial; (4) pengurangan kasus rekapitulasi nilai tutorial, praktik, dan praktikum; (5) pengurangan jumlah kasus penyimpangan pelaksanaan tutorial dan rencana pelaksanaan tutorial; (6) peningkatan ketepatan distribusi ijazah ke mahasiswa.

Dalam hal pendistribusian bahan ajar, mahasiswa pendas memperoleh bahan ajar (modul) yang didistribusikan ke daerah masing-masing minimal satu minggu sebelum pelaksanaan tutorial. Untuk mempermudah pendistribusian modul dilakukan kerja sama dengan PT. Pos. Hal ini disebabkan biaya kuliah mahasiswa program pendas sudah diperhitungkan dengan biaya modul. Berbeda dengan program nonpendas yang memperoleh modul dengan membeli sendiri. Sampai dengan tahun 2008, petugas UPBJJ-UT Surabaya setiap hari melayani pembelian modul dari mahasiswa UT dan juga dari universitas lain. Namun, sejak masa registrasi 2008.2 distribusi modul untuk program nonpendas melalui UPBJJ-UT Surabaya ditutup. Sebagai penggantinya, mahasiswa dapat memperoleh modul melalui toko buku online.

Layanan bantuan belajar dalam bentuk tutorial, praktikum, dan bimbingan lapangan dilakukan oleh UPBJJ-UT Surabaya melalui kerja sama dengan berbagai pihak atau lembaga terkait dan oleh pihak swasta. Para tutor, pembimbing praktikum, dan pembimbing lapangan terdiri atas tutor dari dosen perguruan tinggi mitra, PTS, dan praktisi yang memenuhi persyaratan. UPBJJ-UT Surabaya melakukan tutorial tatap muka wajib dan tutorial Atas Permintaan Mahasiswa (ATPEM), serta tutorial online (tuton). Bagi mahasiswa program Pendas (S-1 PGSD dan S-1 PGPAUD) disediakan tutorial wajib, sebagai bagian dari kebijakan yang diterapkan oleh UT Pusat. Mata kuliah yang disediakan tutorial wajib adalah mata kuliah yang dianggap penting dalam peningkatan profesionlisme guru sekolah dasar dan/atau pendidikan anak usia dini.

Di samping tutorial wajib, UPBJJ-UT Surabaya juga memberikan pelayanan Tutorial Atas Permintaan Mahasiswa (TTM-ATPEM), baik untuk mahasiswa program Pendas maupun Nonpendas. Layanan TTM-ATEPEM disediakan untuk meningkatkan pemahaman mahasiswa terhadap materi modul dan juga  memotivasi mahasiswa untuk belajar mandiri. Disamping itu, layanan tutorial memiliki kontribusi terhadap nilai akhir mahasiswa sebanyak 50% yang diakumulasikan dengan nilai ujian akhir (UAS).

Di samping tutorial tatap muka, mahasiswa dapat pula mengikuti tutorial online yang dikelola di UPBJJ-UT Surabaya (sejak 2008.2). Sebelumnya pengelolaan tutorial online dilaksanakan di UT Pusat.  Di UPBJJ-UT Surabaya, pegawai akademik yang  bertindak sebagai tutor tuton sebanyak delapan orang. Diharapkan ke depan, jumlah itu dapat terus bertambah sehingga semua pegawai akademik dapat ikut berperan sebagai tutor tuton.

Secara ringkas layanan bantuan belajar yang disediakan di UPBJJ-UT Surabaya selama periode 2004–2010  dapat dilihat pada tabel  berikut.

Layanan Bantuan Belajar bagi Mahasiswa di UPBJJ-UT Surabaya

No Jenis Pelayanan kepada Mahasiswa Bentuk kegiatan, Pelaksanaan dan Hasilnya
1. Tutorial Tatap Muka (TTM) TTM-Wajib dan TTM-Atpem, per masa regitsrasi dilaksanakan dalam 2 tahap. Pelaksanaan TTM-Wajib mampu meningkatkan tingkat kelulusan mahasiswa (minimal nilai C), dan nilai mata kuliah mahasiswa yang mengikuti TTM-Atpem lebih tinggi dari mahasiswa yang tidak mengikutinya (lampiran 20).
2. Tutorial On-line (tuton) Tuton dilaksanakan oleh 8 orang tutor yang terdiri dari para dosen UPBJJ-UT. 3 diantaranya sudah mengikuti pelatihan tuton di UT-Pusat. Tuton dilaksanakan melalui pemberian setiap minggu oleh masing-masing tutor pengampu mata kuiah dalam bentuk penyajian 8 materi inisiasi, 3 tugas tuton baik bagi mahasiswa Pendas dan/atau Nonpendas. Para mahasiswa juga diberikan bahan latihan dan/atau diskusi sebagai perluasan wawasan keilmuan mereka berkaitan dengan mata kuliah yang di-tutonkan. Hasilnya menunjukkan bahwa mahasiswa yang mengikuti tuton lebih tinggi prestasinya daripada mahasiswa yang tidak mengikutinya.
3. Bimbingan dan Konsultasi Administrasi dan Akademik dilaksanakan secara tatap muka/langsung dan/atau berbasis internet (dalam menu UPBJJ Online). Bimbingan mencakup bimbingan praktik, praktikum, PKM/PKP mahasiswa; bimbingan konseling bagi mahasiswa yang mengalami kasus atau masalah; dan  bimbingan karier bagi yang membutuhkan.
4. Pengembangan Minat, Bakat, dan Soft Skills dilaksanakan melalui berbagai aktivitas kemahasiswaan, seperti Disporseni (Diskusi Ilmiah Pekan Olahraga dan Seni); Karya Wisata Ilmiah; Kunjungan ke dapur redaksi media cetak dan/atau elektronik, pelatihan broadcasting).
5. Beasiswa Layanan beasiswa diberikan kepada para mahasiswa yang kurang mampu/cacat yang berprestasi (Nonpendas) melalui kerja sama dengan berbagai instansi di daerah seperti BNI 46; BRI; Pemprov/Kab/Kota, dll.
6. Akses internet Layanan akses internet diberikan oleh UPBJJ-UT Surabaya dengan menyediakan 12 unit komputer di ruang Internet dengan fasilitas speedy-telkom, dan 1 unit komputer yang terhubung dengan Jardiknas, hasil kerja sama UPBJJ-UT Surabaya dengan Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur. Layanan akses internet ini dimanfaatkan oleh para mahasiswa untuk berbagai keperluan mahasiswa seperti: ujian online; pemesanan bahan ajar ke UT Pusat dan/atau bahan-bahan ajar lain berbasis internet; dan/atau tutorial online (tuton).

Akses internet  untuk mahasiswa UPBJJ-UT Surabaya juga terdapat di ICT center atau CC di setiap  kabko di wilayah UPBJJ-UT Surabaya.

7. Orientasi Studi Mahasiswa Baru (OSMB) OSMB dilaksanakan setiap masa registrasi bagi mahasiswa baru program Pendas dan/atau Nonpendas. Untuk mahasiswa baru program Nonpendas dilaksanakan di ruang UPBJJ-UT Surabaya atau ruang kampus PTN-Mitra. Adapun untuk mahasiswa baru program Pendas, OSMB dilaksanakan di 18 kabko wilayah jangkauan UPBJJ-UT Surabaya, bekerja sama dengan Pengelola Pokjar Kabko.
8. Sistem Ujian Online (SUO) atau Ujian Berbasis Komputer (UBK) diikuti oleh mahasiswa Nonpendas di ruang internet UPBJJ-UT Surabaya menggunakan 12 unit komputer online.
9. Upacara Penyerahan Ijazah (UPI) dilaksanakan di Aula/Auditoriun salah satu PTN mitra secara bergantian. Pelaksanaan UPI diperuntukkan bagi mahasiswa Pendas dan/atau Nonpendas  yang karena sesuatu hal tidak bisa mengikuti wisuda di UT Pusat. Selain itu, UPI dilaksanakan berdasarkan pertimbangan jumlah mahasiswa.

Selanjutnya, hasil yang telah dicapai untuk program kerja bidang bantuan belajar dan layanan bahan ajar untuk setiap aspek  adalah sebagai berikut.

Target Capaian
(1) minimal 90% penerimaan BA oleh mahasiswa Pendas tepat waktu dan jumlah per masa registrasi

(2) rerata nilai UAS mahasiswa peserta tutorial permintaan 5% lebih baik dibandingkan nilai ujian mahasiswa tanpa tutorial per masa registrasi

(3) jumlah kelulusan mahasiswa peserta mata kuliah wajib tutorial minimal 75% dari total mahasiswa per masa registrasi

(4) kasus rekapitulasi nilai tutorial, praktik & praktikum maks. 5% per masa registrasi

(5) penyimpangan pelaksanaan tutorial dan rencana pelaksanaan tutorial minimal 5 kasus per masa registrasi

(6) 90% ijazah diterima mahasiswa paling lambat 3 bulan sejak penerimaan ijazah dari UT Pusat

(1) penerimaan BA oleh mahasiswa Pendas  rerata 77,81% tepat waktu dan jumlah per masa registrasi (tepat waktu = diterima satu minggu sebelum tutorial)

(2) rerata nilai UAS mahasiswa peserta tutorial permintaan rerata 12,01% lebih baik dibandingkan nilai ujian mahasiswa tanpa tutorial per masa registrasi

(3)  jumlah kelulusan mahasiswa peserta mata kuliah wajib tutorial rerata 87,23% per masa registrasi

(4) kasus rekapitulasi nilai tutorial, praktik & praktikum maks. 5,92% per masa registrasi

(5) penyimpangan pelaksanaan tutorial dan rencana pelaksanaan tutorial hanya 1 kasus per masa registrasi

(6) 95% ijazah diterima mahasiswa paling lambat 3 bulan sejak penerimaan ijazah dari UT Pusat (saat ini ijazah sudah dapat diterima satu bulan sejak penerimaan ijazah di UT Pusat)

BIDANG PENGUJIAN

Program kerja bidang pengujian mencakup: (1) pengurangan pelanggaran aturan pelaksanaan ujian; (2) peningkatan kelancaran proses hasil ujian.

Pelaksanaan ujian di UPBJJ-UT Surabaya dilakukan secara sentral mengikuti jadwal yang telah ditetapkan oleh UT Pusat, yaitu 2 kali per tahun untuk setiap program. Pelaksanaan ujian program nonpendas dikelola sendiri oleh UPBJJ-UT Surabaya yang dipusatkan di Surabaya. Namun, bagi mahasiswa yang menginginkan ujian perluasan sangat dimungkinkan di lakukan di daerah dengan ketentuan biaya penyelenggaraan ujian, seperti sewa gedung, transpor dan honor pengawas ditanggung secara bersama-sama oleh mahasiswa.

Sementara itu, pelaksanaan ujian pendas dilakukan melalui kerja sama dengan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan kabupaten/kota setempat. Untuk menjaga kualitas pelaksanaan ujian, pegawai UPBJJ-UT Surabaya ditugaskan untuk menjadi Penanggung Jawab Tempat Ujian (PJTU). Sejak tahun 2010 pengawas ruang ujian ditambah menjadi dua orang, pengawas 1 bertugas untuk menjaga ketertiban pelaksanaan ujian, sementara pengawas 2 diperuntukkan membantu mahasiswa  mengisi identitas pada Lembar Jawaban Ujian (LJU). Hal ini dilakukan untuk mengurangi kesalahan pengisian identitas pada LJU yang berdampak pada tidak terprosesnya nilai mahasiswa.

Di samping pelaksanaan ujian yang telah tersentralisasi, sejak tahun 2006 UPBJJ-UT Surabaya juga sudah melakukan ujian berbasis komputer (UBK) yang kemudian diperbaiki lagi sisiemnya sehingga menjadi  online dengan nama Sistem Ujian Online (SUO)  pada tahun 2010. Pelaksanaan SUO dilakukan setelah berakhirnya pelaksanaan UAS di kantor UPBJJ-UT Surabaya. Peserta SUO setiap tahun mengalami peningkatan.

Selanjutnya,  hasil yang telah dicapai untuk program kerja bidang pengujian  setiap aspek adalah sebagai berikut.

Target Capaian
(1)     pelanggaran aturan pelaksanaan ujian 0%

(2)    jumlah hasil ujian yang dapat diproses lanjut tanpa hambatan minimal 99% per masa registrasi

(1)     pelanggaran aturan pelaksanaan ujian mencapai 0%

(2)

(3)    jumlah hasil ujian yang dapat diproses lanjut tanpa hambatan rerata 98,1% per masa registrasi

BIDANG MANAJEMEN INTERNAL

Manajemen internal dilaksanakan berdasarkan sistem dan prosedur simintas secara keseluruhan dengan plan, do, check, dan act (PDCA). Plan dimulai dengan penetapan sasaran; do merupakan implementasi proses; check merujuk pada monotoring serta pengukuran proses dan produk terhadap kebijakan, sasaran mutu, dan persyaratan bagi produk, serta pelaporan hasil; sedangkan  act merupakan tindakan untuk peningkatan kinerja proses secara berkelanjutan.

Awal semester selalu dimulai dengan rencana target kualitas sasaran untuk kepala, kasubag, koordinator registrasi pengujian, dan koordinator bantuan belajar serta layanan bahan ajar.  Pada akhir semester dilaksanakan pengukuran terhadap target yang telah ditetapkan kemudian dilanjutkan dengan rapat tinjauan manajemen (RTM) sebagai bentuk evaluasi, refleksi, dan pertanggungjawaban terhadap apa yang sudah dilakukan serta rencana tindakan yang akan dilakukan untuk semester berikutnya. RTM sebagai reviu input manajemen pada dasarnya berisi poin-poin sebagai berikut.

(1) Hasil audit internal
(2) Hasil audit eksternal
(3) Umpan balik untuk pelanggan: keluhan pelanggan
(4) Umpan balik pelanggan: kepuasan pelanggan
(5) Pencapaian sasaran mutu (Penyelenggaraan proses dan kesesuaian produk)
(6) Status perbaikan dan pencegahan
(7) Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya
(8) Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
(9) Saran-saran perbaikan: program berkesinambungan
(10) Kebijakan dan sasaran mutu

Hasil RTM dijadikan dasar untuk  beberapa putusan dan tindakan yang berhubungan dengan hal-hal sebagai berikut.

Perbaikan keefektifan kualitas sistem manajemen dan prosesnya
Perbaikan produk yang sesuai dengan keinganan pelanggan
Berbagai kebutuhan sumber penghasilan

Diharapkan pada saatnya nanti, lulusan sekolah menengah atas/ kejuruan/ paket C akan memasukkan Universitas Terbuka dalam pilihan pertama mereka.

HAMBATAN DAN KENDALA

Sejumlah hambatan dan kendala yang memungkinkan pelaksanaan program UPBJJ-UT Surabaya belum maksimal mencapai sasaran strategis dan sasaran kualitas yang telah ditetapkan adalah sebagai berikut.

BIDANG PROMOSI, KERJA SAMA, DAN PENGEMBANGAN SDM\

Program Kerja Kendala dan Hambatan
1.       Peningkatan daya jangkau layanan PTTJJ

2.       Peningkatan angka partisipasi mahasiswa Non-FKIP

3.       Pengembangan citra korporasi UT di kalangan komunitas pendidikan maupun masyarakat umum

1.       Mayoritas pegawai (negeri dan swasta) terutama guru satuan pendidikan dasar dan menengah telah menempuh program S-1; semakin banyak perguruan tinggi negeri dan swasta di wilayah jangkauan UPBJJ-UT Surabaya yang membuka program studi Pendas dan Nonpendas dengan sistem jarak jauh

2.       Program non-FKIP masih kurang diminati oleh lulusan SLTA;  program non-FKIP bersaing dengan program yang sama di universitas tatap muka biarpun UT punya SIPAS untuk bekerja sama dengan PT.

3.       masih ditemukan berbagai kasus registrasi dan ujian yang dimungkinkan mempengaruhi pencitraan UT di kalangan komunitas pendidikan maupun masyarakat umum; IP rendah; citra yang sudah terbangun “masuk mudah, keluar/lulus sulit”

BIDANG REGISTRASI

Program Kerja Kendala dan Hambatan
1.   minimalisasi kesalahan pemrosesan data pribadi mahasiswa

2.   peningkatan akurasi data registrasi mata kuliah sesuai dengan bukti registrasi dengan data TBS

3.   peningkatan kapasitas pemrosesan registrasi oleh petugas

1.       pengurus pokjar/mahasiswa cenderung melakukan proses registrasi (pertama dan mata kuliah) mendekati batas akhir registrasi

2.       belum tercapai imbangan rasio antara petugas registrasi dengan jumlah berkas registrasi yang harus diproses

3.       TBS-UT belum dipilah berdasarkan status registrasi: (1) TBS-MK Paket; (2) TBS-MK Paket dan MK-Ujian Ulang; dan (3) TBS-MK-Ujian Ulang

BIDANG BANTUAN BELAJAR DAN LAYANAN BAHAN AJAR

Program Kerja Kendala dan Hambatan
1.       peningkatan ketepatan waktu dan jumlah penerimaan BA oleh mahasiswa Pendas

2.       pengurangan kasus rekapitulasi nilai tutorial, praktik, dan praktikum

1.       update data kemahasiswaan belum dilakukan secara periodik (per masa registrasi) sesuai dengan kondisi riil mahasiswa; keterlambatan/kekeliruan pengiriman bahan ajar dari pusat dan/atau UPBJJ

2.       tutor/supervisor terlambat menyerahkan rekap nilai ke UPBJJ-UT Surabaya; dan/atau salah/keliru di dalam menuliskan identitas mahasiswa dan/atau nilai tidak sesuai dengan pedoman penilaian; terjadinya kesalahan/kekeliruan petugas dalam melakukan entry nilai  tutorial, praktik dan praktikum ke dalam Aplikasi yang ada (Aplikasi SRS dan/atau Aplikasi Tutorial)

BIDANG PENGUJIAN

Program Kerja Kendala dan Hambatan
1.       pengurangan pelanggaran aturan pelaksanaan ujian

2.       peningkatan kelancaran proses hasil ujian

1.       pengawas ruang belum maksimal melakukan fungsi kepengawasan ujian sesuai dengan aturan pelaksanaan ujian

2.       masih ditemukan berbagai kasus kesalahan dalam pengisian LJU/BJU oleh mahasiswa/pengawas ruang; pengawas ruang belum sepenuhnya mencermati/mengecek terjadinya kasus kesalahan dalam pengisian LJU/BJU oleh mahasiswa


REKOMENDASI

Berdasarkan analisis lingkungan internal dan eksternal UPBJJ-UT Surabaya saat ini, ada sejumlah modal dasar yang memungkinkan UPBJJ-UT Surabaya memiliki peluang  untuk meningkatkan pencapaian target dan sasaran strategis serta sasaran kualitas di masa mendatang.

MODAL DASAR

Secara spesifik, modal dasar yang dimiliki UPBJJ-UT Surabaya sebagai berikut.

  1. Penetapan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 2008 Tentang Penyelenggaraan Program Sarjana (S-1) Kependidikan Bagi Guru Dalam Jabatan, memungkinkan UPBJJ-UT Surabaya memiliki pijakan dan dukungan kebijakan yang lebih kuat dalam peningkatan partisipasi mahasiswa di seluruh wilayah jangkauannya.
  2. Kebijakan pengembangan UPBJJ-UT Surabaya yang berorientasi pada kualitas, otonomi, akuntabilitas, kemitraan, dan good governance telah sejalan dengan kebijakan Kemendiknas.
  3. Jumlah SDM UPBJJ-UT Surabaya memiliki pengalaman, pendidikan, dan kompetensi yang memadai sebagai penyelenggara institusi PTTJJ yang berkualitas
  4. UPBJJ-UT Surabaya memiliki Sertifikat ISO 9001-2008 sebagai bentuk pengakuan internasional terhadap kualitas layanan dan menjadi modal dasar bagi pencitraan UT di kalangan pendidikan dan masyarakat umum di seluruh wilayah jangkauannya.
  5. Sarana dan prasarana kerja yang dimiliki UPBJJ-UT cukup memadai untuk mendukung penyediaan berbagai layanan akademik dan nonakademik mahasiswa.
  6. UPBJJ-UT Surabaya memiliki jalinan kerja sama yang cukup luas dengan PTN-mitra, PTS, dan berbagai instansi di daerah yang sangat mendukung bagi penyediaan berbagai layanan akademik dan nonakademik mahasiswa yang bersifat sited-based services, juga dalam hal penyediaan bantuan beasiswa.

REKOMENDASI

Berdasarkan modal dasar yang dimiliki UPBJJ-UT Surabaya, sejumlah rekomendasi yang diharapkan dapat memaksimalkan atau meningkatkan ketercapaian target dan sasaran strategis dan sasaran kualitas UPBJJ-UT di masa mendatang  dirumuskan sebagai berikut.

PROMOSI, KERJA SAMA, DAN PENGEMBANGAN SDM

Perlu  intensifikasi dan ekstensifikasi upaya menjalin kerja sama kemitraan dengan perguruan tinggi swasta di wilayah jangkauan UPBJJ-UT Surabaya yang membuka program studi nonpendas dengan sistem SIPAS berdasarkan prinsip kemitraan-sejajar dan keadilan.

REKRUTMEN DAN  REGISTRASI

1.       Peningkatan kualitas, keterampilan, dan komitmen kerja pegawai  (layanan prima) melalui  pembinaan personal dan profesional sebagai petugas layanan untuk meminimalisasi terjadinya berbagai kasus registrasi dan ujian yang dimungkinkan mempengaruhi pencitraan UT di kalangan komunitas pendidikan maupun masyarakat umum

2.       Penegakan peraturan akademik kepada mahasiswa, pengurus pokjar, dan pengawas ruang ujian, melalui intensifikasi pembinaan stake holder secara periodik dan berkelanjutan, untuk meminimalisasi berbagai kasus registrasi dan ujian.

BANTUAN BELAJAR DAN LAYANAN BAHAN AJAR

1.       Pemberdayaan seluruh SDM UPBJJ-UT Surabaya untuk melakukan update data kemahasiswaan sesuai dengan wilayah ke-PW-an (penangung jawab wilayah) secara periodik (per masa registrasi) sesuai dengan beban kerja maksimal yang telah ditetapkan pemerintah dan UT, untuk meningkatkan kualitas distribusi bahan ajar secara tepat waktu dan tepat jumlah

2.       Peningkatan efektivitas hasil monitoring dan evaluasi kinerja tutor/supervisor dalam penyelesaian berkas tutorial, terutama dalam penyelesaian rekap nilai  ke UPBJJ-UT Surabaya secara tepat waktu dan tepat aturan, melalui pemberian sanksi secara proporsional

3.       Pemberian pelatihan keterampilan pegawai (tenaga pendukung akademik dan akademik) dalam melakukan entry nilai  tutorial, praktik dan praktikum ke dalam Aplikasi yang ada (Aplikasi SRS dan/atau Aplikasi Tutorial)

4.       Peningkatan efektivitas monitoring dan evaluasi hasil entry nilai  tutorial, praktik, dan praktikum ke dalam aplikasi yang ada (Aplikasi SRS dan/atau Aplikasi Tutorial) secara periodik dan berkesinambungan

PENGUJIAN

Peningkatan efektivitas hasil monitoring dan evaluasi kinerja pengawas ruang  untuk memaksimalkan fungsi dan kualitas kepengawasan ujian, melalui pemberian sanksi secara proporsional kepada pengawas ruang yang belum melaksanakan tugasnya sesuai dengan peraturan kepengawasan yang telah ditetapkan UT

MANAJEMEN INTERNAL DAN SUASANA AKADEMIS

Manajemen internal perlu terus dikembangkan ke arah yang kondusif. Berbagai prestasi yang telah diraih diharapkan dapat terus dikembangkan dan menjadi pelecut semangat untuk terus maju dan berbenah. Suasana religius dan akademis pun perlu terus dikembangkan dan ditingkatkan. Berbagai kegiatan mahasiswa, pegawai, dan pengurus pokjar perlu terus dipantau dan dikembangkan ke arah yang bermakna. Pembentukan karakter bagi semua lini perlu terus dikembangkan dan ditingkatkan.

UCAPAN TERIMA KASIH

UPBJJ-UT Surabaya tidak  mungkin tumbuh dengan baik tanpa dukungan UT Pusat, jalinan kemitraan dengan daerah, perguruan tinggi  lain, dan mitra kerja lainnya. Oleh sebab itu, melalui goresan doa dan kerja ini disampaikan terima kasih tak terhingga  kepada semua jajaran, yakni  Rektor UT, Prof, Ir. Tian Belawati, M. Ed., Ph.D.; mantan rektor UT, Prof. Dr. M. Atwi Suparman, M.Sc.;  para pejabat UT dan mantan pejabat UT; para kepala UPBJJ-UT;  jajaran pemerintah daerah termasuk dinas pendidikan, Unair, Unesa, ITS, PENS ITS, Unipa, BKLN, Seamolec, Poltek Madiun, PTS di Jawa Timur, PT Pos, BRI, dan beberapa perusahaan/CV/lembaga/individu yang tidak dapat disebut satu persatu. Tanpa kerja sama yang manis, mustahil UPBJJ-UT Surabaya dapat berkembang dengan baik..

Terima kasih juga untuk semua dukungan para mantan kepala UPBJJ-UT Surabaya;  para pekerja tangguh UPBJJ-UT Surabaya (termasuk yang sudah purna tugas); para pengurus pokjar, para alumni; para pemangku kepentingan; para mahasiswa UPBJJ-UT Surabaya. Terima kasih untuk semua senyuman, kesabaran, kejujuran, kecerdasan, ketangguhan, kepedulian, dan kebersamaan yang selama ini tercurah untuk  mendukung kecemerlangan Universitas Terbuka. Tanpa  kebersamaan kinerja, semua tidak akan ada artinya. Semoga  kerja keras itu mampu membuka bendungan yang mengalirkan pahala yang tak berkesudahan. Semoga buku kecil ini mampu memberikan sumbangan yang bermakna bagi tumbuh kembangnya UPBJJ-UT Surabaya, UT, kemitraan dengan berbagai pihak, serta bangsa dan negara Indonesia. Amin.

Tugas adalah penyerahan diri

utuh, penuh, tak berbagi

Tugas memerlukan kejujuran hati

kecerdasan pekerti

ketangguhan diri

serta kepedulian Illahi dan insani

 

 

 

USIA PERAKKU

4 September 1984 pukul 10.00 aku lahir di Binagraha Jakarta

Tepuk tangan bergemuruh  membahana

Semoga semua itu merupakan doa …

supaya aku tumbuh sehat  sejahtera

serta dapat  membanggakan bangsa dan negara.

Akta kelahiranku berwujud SK Presiden Republik Indonesia

Namaku tercantum di situ dengan degup dada yang membuat siapapun bangga membacanya: “UNIVERSITAS TERBUKA”

Kau tahu …

aku anak ke-45 yang berciri khusus “jarak jauh dan terbuka”

Tumbuh kembangku

telah menorehkan berbagai prestasi yang membanggakan hati

Walaupun kau tahu …  banyak pula onak duri yang merintangi

Tahun 2005  aku meraih akreditasi internasional dari ICDE

sehingga  aku termasuk dalam jajaran universitas berkelas dunia

2007 E-learning-ku  juara

2008 Mendiknas menganugerahkan penghargaan Anindyaguna

Sampai 2009 ini,  puluhan ISO 9001:2000 kuraih dalam gelora derap kerja.

Saat ini …

Jumlah mahasiswaku yang mencapai 596.922

kuanggap bukan suatu prestasi

jika tidak diimbangi dengan layanan prima yang membanggakan hati

Jumlah alumni 764.478 juga bukan kuanggap prestasi

jika pemberdayaan alumni masih belum tertata rapi.

Dalam konteks peradaban bangsa,

usia 25 atau lustrum ke-5 tampak  masih belia

Namun, bagiku …

usia perak ini mencerminkan rentang perjalanan komitmenku,

semangat pengabdian akademik dan profesionalku

yang akan kucatat dengan penuh syukur guna menggapai visi dan misiku.

Aku sadar …  aku harus selalu berbenah merefleksi diri

Tanpa meninggalkan jati diri.

Oleh sebab itu,

Pada hari ini, 2 Oktober 2009

Kami gelar seminar bertema “Pendidikan Terbuka dan Jarak Jauh sebagai Wahana Pembangunan Jatidiri Bangsa”.

Kami tandai refleksi diri dalam pewarisan budaya pendidikan mandiri

dengan penanaman time capsule UT di sini

ikon berwujud kapsul cantik berseri

yang mencerminkan proses dan capaian UT sampai saat ini

Kita tahu . . .

Pewarisan budaya pendidikan ini

harus dilakukan dengan sadar dan mawas diri

agar terbangun alur peradaban yang mengusung nilai dan moral kolektif diri

yang diteruskan dan dikembangkan dari generasi ke generasi.

Kita sadar …

bahwa kehidupan kita pada hari ini

tidak lepas dari aroma kehidupan masa lalu yang berbagi

dan kehidupan hari ini

merupakan tonggak tuk meretas kehidupan mendatang yang lebih baik lagi.

Kini… dalam usia perakku

Kumohon doa tulus dan dukunganmu

tuk teruskan pengabdian terhadap bangsa dan negaraku

tuk semakin mengukuhmantapkan komitmen teguhku

mencerdaskan kehidupan bangsa,

serta menebarharumkan nama negara

Semoga visiku  menjadi PTJJ Unggulan di dunia tahun 2020 terwujud nyata

dan semoga pengabdian ikhlasku kepada bangsa dan negara Indonesia mampu mencemerlangkan nama Indonesia dan dunia pendidikannya.

amin.

September-Oktober 2009

Kisyani-Laksono

Puisi dibacakan dalam rangkaian acara

peringatan Dies Natalis UT ke-25,

2 Oktober 2009

PERJALANANKU

DAN KELUARGAKU

Saat menjabat sebagai kepala UPBJJ-UT Surabaya, banyak hal terkait dengan keluarga  yang kami alami.  Ada beberapa rekaman perjalanan hidup kami sekeluarga, baik saat kami larut dalam duka maupun saat  berbinar dalam suka. Saat itu, kami sungguh merasakan bahwa dukungan senyum, persahabatan, dan kepedulian teman-teman di UPBJJ-UT Surabaya dan UT secara umum selalu menguatkan langkah, menjadi sandaran teguh bagi ketangguhan iman. Oleh sebab itu, secara pribadi dan atas nama keluarga saya menyampaikan terima kasih untuk semua senyum yang terkembang, kerja keras, persahabatan, kepedulian, dan keihklasan berbagi  yang  selama ini telah kami dapatkan dari teman-teman di UPBJJ-UT Surabaya, UPBJJ-UT lainnya, dan UT. Semoga  sua dan tali silaturahmi ini akan selalu terjaga dan akan membuahkan sua-sua berikutnya dengan jalinan silaturahmi yang semakin berkembang, amin. Berikut ini adalah rekaman catatan saat kami sekeluarga saat larut dalam duka dan berbinar dalam suka, mulai Mei 2004—Desember 2010.

Mei 2004 28 Mei 2010: Dilantik sebagai kepala UPBJJ-UT Surabaya periode 2004—2008
Juni 2004 Melepas jabatan sebagai kepala Pusat Studi Wanita (PSW) Universitas Negeri Surabaya (Unesa)
Mei—Juli 2004 Raras Tyasnurita (anak ke-1) lulus SMA dan masuk prodi Sistem Informasi , Fakultas Teknik Informatika (FTIf), ITS
Desember 2005 23 Desember 2005: Kakak ipar (kakak kandung suami) meninggal dunia karena serangan jantung
Maret 2006 21 Maret 2006: Mas Tri (Tri Budi Laksono, suami) masuk rumah sakit (RKZ) karena serangan jantung ke-2 (yang pertama tahun 1996 dan sempat menjalani kateterisasi peniupan balon pada pembuluh koroner jantung di rumah sakit yang sama)

27 Maret 2006: Pemasangan ring pada pembuluh koroner jantung di rumah sakit Dr. Sutomo berhasil, tetapi setelah selesai kondisi Mas Tri memburuk sampai akhirnya koma.

29 Maret 2009, pukul 04.30 Mas Tri berpulang  dalam usia 47 tahun pada  saat  Arya Anuraga (anak ke-2) pada hari yang sama akan ujian praktik SMA dan saat peringatan 100 hari kakak kandungnya.

Mei—Juli 2006 Arya Anuraga (anak ke-2) lulus SMA dan masuk ITS di prodi Sistem Informasi, FTIf (prodi yang sama dengan kakaknya)
April 2007 Pencapaian SK Guru Besar bidang Linguistik di Unesa
September 2007 4 September 2007: Menerima piagam penghargaan “Perolehan ISO 9001:2000” untuk Kisyani (sebagi kepala UPBJJ-UT Surabaya) dari Rektor UT
21 April 2010 Salah satu Kartini tangguh Surabaya dari 16 Kartini versi Radar Surabaya.
Juni 2008 Menerima SK perpanjangan Kepala UPBJJJ-UT Surabaya periode II: 2008—2010
Februari 2009 26 Februari 2009: Pengukuhan guru besar bidang Linguistik di Unesa bersama dengan pengukuhan Prof. Dr. dr. Candrakirana (Dekan FMIPA Unesa) dan Prof. Dr. Budi Jatmiko (PR1 Unesa)
Juli—Agustus  2009 Umroh dengan Ibu
Oktober 2009 Raras Tyasnurita lulus S-1
Januari 2010 Raras Tyasnurita mulai bekerja sebagai dosen honorer full time di prodi Sistem Informasi, FTIf, ITS
Februari 2010 7 Februari 2010: Raras Tyasnurita bertunangan dengan Abdul Ghofur
Februari 2010 Raras Tyasnurita berangkat S-2 ke National Taiwan University of Science and Technology (NTUST) Taipei dengan beasiswa dari NTUST
April  2010 Menerima Satyalancana Karya Satya (pengabdian 20 tahun) dari Presiden
Agustus 2010 8 Agustus 2010: Raras Tyasnurita menikah dengan Abdul Ghofur di Surabaya
Oktober 2010 Arya Anuraga lulus S-1
27 Oktober 2010:  Mengemban amanah sebagai  PR1 Unesa
Desember 2010 Serah terima jabatan Kepala UPBJJ-UT Surabaya

Surabaya, Desember 2010

Kisyani-Laksono

http://www.google.co.id/imglanding =teratai+putih



4 Comments

  1. mulyonodulrahman said,

    December 28, 2010 at 7:54 am

    Bagus, bu Kis……perfect, semoga ibu selalu memperoleh tambahan karunia nikmat iman, nikmat sehat dan nikmat kebendaan. Lebih sukses lagi dengan jabatan yang baru. Amin3X

    • kisyani said,

      April 17, 2011 at 5:01 pm

      amin…amin…amin, terima kasih, semoga sehat selalu, wass.

  2. http://newquickweightlossdiets.com said,

    March 19, 2012 at 12:59 pm

    I’m now not certain the place you’re getting your info, however good topic. I needs to spend some time finding out much more or working out more. Thanks for great information I used to be on the lookout for this information for my mission.

  3. alytera said,

    July 8, 2014 at 6:40 am

    i like your ideas, Mom. I miss you so much, your lecture..


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: